13110 Adjoints administratifs/adjointes administratives

Ce que couvre cette profession

Les adjoints administratifs effectuent des tâches administratives pour épauler les gestionnaires et les professionnels. Ils travaillent dans les secteurs privé et public.

Fonctions principales officielles

Le profil CNP énumère 13 fonctions principales pour ce code.

• préparer, saisir à l'ordinateur, réviser et relire de la correspondance, des factures, des présentations, des brochures, des publications, des rapports et d'autres documents connexes à partir de notes dictées ou manuscrites;
• ouvrir et distribuer le courrier postal et électronique et les autres documents reçus et coordonner la circulation des renseignements à l'interne et avec d'autres services et organismes;
• fixer et confirmer les rendez-vous et les réunions de l'employeur;
• commander les fournitures de bureau et en tenir l'inventaire;
• répondre aux demandes de renseignements reçues par téléphone et par courrier électronique et transmettre les appels téléphoniques et les messages;
• établir et tenir des systèmes manuels et informatisés de classement des dossiers d'information;
• formuler et mettre en oeuvre les modes de fonctionnement du bureau;
• accueillir les visiteurs, déterminer le but de leur visite et les diriger vers l'employeur ou la personne compétente;
• consigner et préparer les procès-verbaux des réunions;
• organiser les voyages et faire les réservations nécessaires;
• compiler, s'il y a lieu, des données, des statistiques et d'autres renseignements, afin d'appuyer les activités de recherche;
• superviser et former, s'il y a lieu, les employés de bureau en ce qui a trait aux méthodes de travail et à l'utilisation de logiciels courants;
• organiser, s'il y a lieu, des conférences.

Ne recopiez pas ces lignes dans votre lettre de référence. La lettre doit décrire ce que vous avez réellement fait, dans les mots de votre employeur. DUTYPROOF signale les formulations reprises de la CNP comme un point à revoir, et un agent qui lit une lettre calquée sur la CNP la lit de la même façon.

Ce que DUTYPROOF contrôle

Il s’agit du seuil de présélection de DUTYPROOF, pas d’une décision d’IRCC. Pour cette CNP, le contrôle exige qu’au moins 2 de ses 13 fonctions officielles soient démontrées dans vos propres mots, en plus des éléments requis de la lettre. IRCC exige que vous ayez exercé les actions de l’énoncé principal de la profession ainsi qu’un nombre substantiel de ses fonctions principales — fiez-vous donc à la couverture des fonctions, pas à la pastille.

Codes que l’on confond avec celui-ci

Le profil CNP les nomme lui-même. Choisir le mauvais code d’une paire voisine est la façon la plus courante dont une expérience de travail réelle échoue à établir l’admissibilité.

• 12110 Sténographes judiciaires, transcripteurs médicaux/transcriptrices médicales et personnel assimilé
• 12100 Adjoints/adjointes de direction
• 13111 Adjoints administratifs juridiques/adjointes administratives juridiques
• 13112 Adjoints administratifs médicaux/adjointes administratives médicales
• 13100 Agents/agentes d'administration

Exclu de ce code

• Sténographes judiciaires, transcripteurs médicaux/transcriptrices médicales et personnel assimilé (Voir 12110 Sténographes judiciaires, transcripteurs médicaux/transcriptrices médicales et personnel assimilé)
• Adjoints/adjointes de direction (Voir 12100 Adjoints/adjointes de direction)
• Adjoints administratifs juridiques/adjointes administratives juridiques (Voir 13111 Adjoints administratifs juridiques/adjointes administratives juridiques)
• Adjoints administratifs médicaux/adjointes administratives médicales (Voir 13112 Adjoints administratifs médicaux/adjointes administratives médicales)
• Gestionnaire de bureau (Voir 13100 Agents/agentes d'administration)

Titres d’emploi classés sous ce code

Un titre présent dans cette liste ne place pas à lui seul votre expérience dans ce code — ce sont les fonctions décrites dans votre lettre qui le décident.

adjoint administratif/adjointe administrative · adjoint administratif/adjointe administrative - bureau · adjoint administratif/adjointe administrative aux prêts et bourses · adjoint administratif/adjointe administrative de bureau · administrateur/administratrice des ressources humaines · administrateur/administratrice des ressources humaines - Forces armées canadiennes · commis-secrétaire · secrétaire (sauf domaines juridique et médical) · secrétaire administratif/secrétaire administrative · secrétaire aux finances · secrétaire aux rendez-vous · secrétaire aux ressources humaines · secrétaire d'école · secrétaire d'église · secrétaire des contrats · secrétaire des ventes · secrétaire du service de la fiscalité · secrétaire exécutif/secrétaire exécutive (sauf domaines juridique et médical) · secrétaire particulier/secrétaire particulière · secrétaire rapporteur/secrétaire rapporteuse · secrétaire technique

Exigences d’emploi

• Un diplôme d'études secondaires est habituellement exigé.
• Un programme collégial d'un ou de deux ans en techniques de bureau ou de l'expérience dans le travail de bureau est exigé.