14100 Employés/employées de bureau - soutien général

Ce que couvre cette profession

Les employés de bureau - soutien général préparent de la correspondance, des rapports, des relevés et d'autres documents, se servent du matériel de bureau, répondent au téléphone, vérifient, enregistrent et traitent des formulaires et des documents tels que des contrats et des demandes, et effectuent diverses tâches générales de bureau conformément aux méthodes établies. Ils travaillent dans les bureaux des secteurs public et privé.

Fonctions principales officielles

Le profil CNP énumère 14 fonctions principales pour ce code.

• répondre aux demandes de renseignements présentées par téléphone, en personne ou par voie électronique ou acheminer ces demandes à la personne compétente;
• préparer de la correspondance, des rapports, des relevés, des formulaires, des présentations, des demandes et d'autres documents;
• traiter le courrier reçu et sortant, par la poste ou par voie électronique;
• photocopier et agrafer des documents pour les diffuser, les expédier par courrier et les classer;
• envoyer et recevoir des messages et des documents au moyen d'un télécopieur ou du courrier électronique;
• tenir l'inventaire des fournitures de bureau, commander des fournitures au besoin et veiller à ce que l'entretien de l'équipement de bureau soit effectué;
• aider à préparer l'ordre du jour des réunions, assister aux réunions et rédiger les procès-verbaux;
• assister lors de procédures administratives, comme la dotation budgétaire, l'administration de contrats et les horaires de travail;
• trier, vérifier et traiter, au besoin, des reçus, des dépenses, formulaires et d'autres documents;
• coordonner, s'il y a lieu, le déroulement du travail des autres employés de soutien de bureau;
• effectuer, s'il y a lieu, des tâches générales de comptabilité, telles que préparer des factures et des dépôts bancaires
• scanner, trier et classer des documents selon les directives établies;
• trouver, récupérer ou faire des copies des documents à partir des dossiers suite aux demandes, et tenir des registres de matériaux classés ou empruntés;
• suivre les documents empruntés des dossiers pour s'assurer que les documents prêtés soient retournés.

Ne recopiez pas ces lignes dans votre lettre de référence. La lettre doit décrire ce que vous avez réellement fait, dans les mots de votre employeur. DUTYPROOF signale les formulations reprises de la CNP comme un point à revoir, et un agent qui lit une lettre calquée sur la CNP la lit de la même façon.

Ce que DUTYPROOF contrôle

Il s’agit du seuil de présélection de DUTYPROOF, pas d’une décision d’IRCC. Pour cette CNP, le contrôle exige qu’au moins 3 de ses 14 fonctions officielles soient démontrées dans vos propres mots, en plus des éléments requis de la lettre. IRCC exige que vous ayez exercé les actions de l’énoncé principal de la profession ainsi qu’un nombre substantiel de ses fonctions principales — fiez-vous donc à la couverture des fonctions, pas à la pastille.

Codes que l’on confond avec celui-ci

Le profil CNP les nomme lui-même. Choisir le mauvais code d’une paire voisine est la façon la plus courante dont une expérience de travail réelle échoue à établir l’admissibilité.

• 14200 Commis à la comptabilité et personnel assimilé
• 13110 Adjoints administratifs/adjointes administratives
• 13100 Agents/agentes d'administration
• 14103 Commis des services judiciaires et autres professions des services judiciaires
• 14111 Commis à la saisie de données
• 14102 Commis des services du personnel
• 14101 Réceptionnistes
• 12112 Techniciens/techniciennes à la gestion des documents
• 12010 Superviseurs/superviseures de commis de bureau et du personnel de soutien administratif

Exclu de ce code

• Commis à la comptabilité et personnel assimilé (Voir 14200 Commis à la comptabilité et personnel assimilé)
• Adjoints administratifs/adjointes administratives (Voir 13110 Adjoints administratifs/adjointes administratives)
• Agents/agentes d'administration (Voir 13100 Agents/agentes d'administration)
• Commis des services judiciaires et autres professions des services judiciaires (Voir 14103 Commis des services judiciaires et autres professions des services judiciaires)
• Commis à la saisie de données (Voir 14111 Commis à la saisie de données)
• Commis des services du personnel (Voir 14102 Commis des services du personnel)
• Réceptionnistes (Voir 14101 Réceptionnistes)
• Techniciens/techniciennes à la gestion des documents (Voir 12112 Techniciens/techniciennes à la gestion des documents)
• Superviseurs/superviseures de commis de bureau et du personnel de soutien administratif (Voir 12010 Superviseurs/superviseures de commis de bureau et du personnel de soutien administratif)

Titres d’emploi classés sous ce code

Un titre présent dans cette liste ne place pas à lui seul votre expérience dans ce code — ce sont les fonctions décrites dans votre lettre qui le décident.

transcripteur/transcriptrice de commandes · aide de bureau · classeur/classeuse de factures · aide-commis · classeur/classeuse de fiches · commis à la classification · commis à la classification de documents · commis à la gestion de documents · commis à la machine de traitement de texte · commis à l'administration · commis à l'entretien de la voie · commis à l'information et aux documents · commis administratif/commis administrative · commis administratif/commis administrative - Forces armées canadiennes · commis administratif/commis administrative de bureau · commis au bureau de diététique - hôpital · commis au classement · commis au classement de dessins · commis au classement de films · commis au classement de la correspondance · commis au classement de plaques · commis au fonds de caisse · commis au soutien des dossiers · commis au système de classement des dossiers

Exigences d’emploi

• Un diplôme d'études secondaires est habituellement exigé.
• Une formation au niveau secondaire ou collégial en études commerciales est habituellement exigée.